Effektive Finanzassistenz für moderne Unternehmer. Was ist das schon wieder? Warum ist das für Unternehmer so wichtig? Wir lösen die 7 größten Irrtümer auf.

Wieder ein neuer Begriff? „Als Inhaber oder Geschäftsführer habe ich doch schon eine Assistenz“. „Und eine kompetente Finanzabteilung haben wir auch im Unternehmen“. Was soll das also? Soweit alles richtig.

Aber ist es auch wirklich gut so? Leider ist es in häufig immer noch der Fall, daß viele Unternehmenslenker mit ihren Zielstellungen und Projekten viel langsamer vorankommen, als es erforderlich ist. Fertigstellungstermine werden verschoben. Es dauert immer länger. Und dadurch wird es immer teurer. Warum ist das so?

1. Eigentlich müssten wir doch genügend Manpower haben!

 

Sind die personellen Ressourcen für wichtige Projekte wirklich ausreichend? Entweder sind die Fachkräfte im Unternehmen bereits durch das Tagesgeschäft sehr stark ausgelastet, so daß alle on-top Projekte nur mit großer Langsamkeit voranschreiten. Oder es kommt aufgrund von wechselnden Prioritäten, Urlaubs- oder Krankheitszeiten, etc. zu massiven Projektstaus. Wenn dann der Faden dann wieder aufgenommen werden kann, behindern meistens neu Engpässe den Projektfortschritt. „Wer schon langsam startet, kann nicht schnell an das Ziel kommen.“ Das weiß jeder Sportler. So geraten viele wichtige Veränderungen direkt von der Überholspur auf den Standstreifen und behindern damit auch den fließenden Verkehr (also die Unternehmensentwicklung). Ein versierter externer Finanzassistent löst den Stau auf und sorgt dafür, daß die Unternehmensentwicklung wieder an Fahrt gewinnt.

 

2. Spezifische Kompetenzen? Heutzutage kann man doch alles schnell lernen!

 

Ein weiterer Grund für eine zu langsame Veränderungsgeschwindigkeit ist das Fehlen von ganz spezifischen Kompetenzen. Auch die besonders guten und zuverlässigen Mitarbeiter wurden seinerzeit unter anderen Rahmenbedingungen und mit anderen Zielsetzungen eingestellt. Diese Lücken zu den heute immer schneller wechselnden Anforderungen sind nicht durch zielgerichtete Ausbildung und Nachschulungen geschlossen worden. So entstehen im Zeitverlauf im Unternehmen gefährliche Wissensdefizite und Kompetenzlücken.

Diese Kompetenzlücken können schnell durch Finanzassistenten aufgefüllt werden – auf Basis variabler Einmalkosten. Finanzassistenten sorgen dafür, daß wieder genug Know How im Unternehmen verfügbar ist,

um die nächsten Entwicklungsschritte zu meistern.

 

3. Wir machen das lieber selbst!

 

Grundsätzlich muss man als Unternehmenslenker von seinen Führungskräften erwarten, daß sie sich bei Bedarf

schnell in neue Aufgabenstellungen und Techniken einarbeiten. „Das sollte doch mit Google und YouTube in der heutigen Zeit kein wirkliches Problem sein.“ Aber die Zeit ist knapp. „Schnell einige Ideenskizzen und Arbeitsmuster downloaden, adaptieren und eine fertige Lösung präsentieren.“ Aber funktioniert dieses Prinzip wirklich? Ist diese Art von Bastelarbeit wirklich der richtige Weg? Würden Sie auch eine Anhängerkupplung oder eine Schlauchverbindung in der Produktion mit Basteltechnik fixieren? Sicher nicht! Denn dadurch könnten schwerwiegende Schäden, Verluste oder Haftungsrisiken entstehen. Wer will das verantworten? Es ist besser, diese Aufgaben extern lösen zu lassen. Der Finanzassistent sorgt dafür, daß neue Tools & Techniken so eingeführt werden, daß sie in Zukunft im Unternehmen mit eigenen Bordmitteln weitergeführt werden können.

Aufgaben, die für die eigenen Mitarbeiter Neuland sind, sind für den Finanzassistenten meistens Routineaufgaben.

 

Aber Bastelarbeiten im administrativen Bereich kosten ja nichts – die Kosten für den einmaligen Erstellungs-aufwand, die laufenden Kosten für die Bearbeitung der Bastellösungen und die häufig fehlende Wirksamkeit der selbsterstellten Tools einmal außer Betracht gelassen. Richtig teuer und gefährlich wird es dann, wenn man sich auf dieses Bastelwerk verlässt und resultierend falsche Entscheidungen trifft. „Aber dafür haben wir die Eigenlösungen doch gar nicht ausgelegt“. Nein, wirklich nicht? Wozu dann? Von einer „nice to see“ oder „good to have“-Lösung war seinerzeit nicht die Rede. Das benötigte Tool hatte ursprünglich tatsächlich eine entscheidungsrelevante Bedeutung. Das dieser Zweck heute nicht erfüllt wird, ist schade. Aber immerhin. „Wir haben etwas, also sind wir gut gerüstet.“ Das gibt zumindest ein gutes Gefühl. Trotzdem gilt in vielen Fällen auch hier der Grundsatz: „Wer zu billig kauft, kauft teuer“. Denn ohne einen wirklichen Nutzen, sind selbst die niedrigsten Kosten völlig unnütz. Daher sollten auch Unternehmer auch jemanden beauftragen, der sich mit den Aufgaben wirklich auskennt. Ein Finanzassistent ist für viele Aufgabenstellungen hier der richtige Partner zur richtigen Zeit am richtigen Platz.

 

4. Wer den Betrieb in- und auswendig kennt, ist bei uns im Vorteil!

 

Ein weiteres Hindernis für schnelle Veränderungen sind häufig eingeschränkte Sichtweisen und begrenzte Sichtfelder. Durch langjährige Routinen und die Macht der Gewohnheit entstehen blinde Flecke und tote Winkel. Hier würde ein neutraler Blick von außen sehr viel weiterhelfen. Durch die objektive und uneigennützige externe Meinung wird das Sichtfeld neu kalibriert. Ein externer Sparringspartner wird daher das Spektrum der Handlungsmöglichkeiten deutlich erweitern, so daß Sie schneller und einfacher zu Ihrem Ziel gelangen.

Gerade ein Finanzassistent verfügt über das nötige Wissen und die erforderlichen Fertigkeiten. Er kennt sich mit funktionierenden Lösungen in anderen Unternehmen aus und kann diese schnell auf Ihr Unternehmen übertragen. Denn wir reden hier nicht über Esoterik & Coaching, sondern über knallhartes Faktenwissen aus dem Finanzbereich und die besondere Expertise für die Umsetzung der Projekte im mittelständischen Umfeld.

 

Dabei sollten Sie die projektbezogene Kooperation mit dem Finanzassistenten dazu nutzen, möglichst viel Wissen und Anwendungskenntnisse in das Unternehmen zu holen. Neben dem Tagesgeschäft bleibt den Mitarbeitern normalerweise wenig Zeit für einen systematischen Wissensaufbau. Hier gibt es eine exzellente Gelegenheit, die Fitness und die Agilität Ihrer Mitarbeiter weiter zu verbessern. Darüber hinaus gibt dieser Wissenstransfer gleichzeitig einen hohen Motivationsschub für die eingebundenen Mitarbeiter. Damit erbringen Sie auch eine Vorleistung, um Ihre Leistungsträger und Talente auch langfristig an das Unternehmen zu binden.

Das sind tatsächlich sehr nützliche Nebeneffekte, die ein externer Finanzassistent auf Zeit in das Unternehmen einbringen kann.

 

5. Nein, wir überschätzen uns nicht selbst!

 

Für Unternehmer wird es immer schwieriger, auf die vertrauten Hinweisreize zu reagieren. Es gibt immer weniger stabile Regelmäßigkeiten. Daher kann der Unternehmer seiner eigenen Intuition auch immer weniger vertrauen. Immer häufiger werden nicht relevante Informationen für eine Entscheidungsfindung herangezogen. Das eigene Wissen und die eigenen Fähigkeiten werden tendenziell überschätzt. Nicht vorhandenes Wissen wird dagegen weithin unterschätzt. Diese Form der Kontrollillusion wird oft nicht ausreichend wahrgenommen. Da ist es sehr hilfreich, wenn ein Finanzassistent frische Ideen einbringt und neue Impulse setzt. Darüber hinaus wird er externe Benchmarks und anerkannte Best Practices in das Unternehmen hineinbringen, um damit die gewünschte Unternehmensentwicklung zu beschleunigen.

 

6. Hier ist Diskretion erforderlich! Im Zweifel kann ich mich nur auf die eigenen Mitarbeiter verlassen!

 

Es gibt immer wieder Zielstellungen, die der Unternehmer erst einmal ganz diskret für sich selbst untersuchen möchte. Gerade hier bietet sich eine interne Lösung nicht unbedingt an. Entweder muss der wahre Zweck durch verzerrte Einzelaufgaben verschleiert werden oder es besteht ein immanentes Vertraulichkeitsrisiko. Das gilt auch für die Konstellationen, in denen ein absolut vertraulicher Mitarbeiter im Unternehmen vorhanden ist. Viele Unternehmenslenker wären erstaunt, wenn sie tatsächlich wüssten, wie gut die Mitarbeiter und ihre Familien privat vernetzt sind und ihre Informationen austauschen. Hier bleibt so gut wie nichts über eine längere Zeit vertraulich. Viele Sachverhalte und Zielstellungen werden durchschaut. Besser ist es daher, vertrauliche Projekte extern zu vergeben. Ein Finanzassistent kennt die Vertraulichkeitsproblematik und verfügt über das notwendige Fingerspitzengefühl, um absolute Diskretion zu wahren. Neben einem unverfänglichen offiziellen Bericht gibt es separaten Bericht zu der vertraulichen Aufgabenstellung, so daß selbst die Mitarbeiter im Controlling oder in der Buchhaltung nicht aufgeschreckt werden.

 

7. Komplexität – Ist es etwa doch nicht ganz so einfach, wie wir gedacht haben?

 

Wir leben in der Zeit der „Game Changer“. Von der Digitalisierung bis zum 3D-Druck. Von der Chinafizierung (staatliche gelenkte Kopie und Verbesserung von Technologien) bis zu der wieder-erstarkten Wirtschafts-protektion in großen Exportmärkten - komplette und bisher gut funktionierende Geschäftsmodelle geraten ganz schnell in Gefahr. In dieser Zeit sind ein ehrliches Feedback und eine unabhängige externe Sichtweise für den modernen Unternehmer unverzichtbar. Der Finanzassistent ist mit den Schnittstellen zu den Eigentümern des Unternehmens und den Schnittstellen zu den anderen Unternehmens-bereichen sehr gut vertraut. Er kann in kurzer Zeit die notwendige Transparenz schaffen, wichtige Impulse für Veränderungen setzen und konkrete Projekte schnell und effektiv durchführen.

 

Warum warten viele Unternehmenslenker dann so lange?

 

Das liegt sicherlich daran, daß sie sich kaum vorstellen können, wie schnell Dinge erfolgreich umgesetzt werden können, wenn man sich voll und ganz darauf konzentriert. Der Finanzassistent hat primär sein Projekt im Fokus. Er wird nicht durch das Tagesgeschäft oder wechselnde Prioritäten abgelenkt. Sicherlich, auch er kann nicht alles allein erledigen, sondern ist auf die Kooperation und die Zuarbeit der internen Mitarbeiter angewiesen. Aber allein schon das Ziel, eine Aufgabenstellung in möglichst kurzer Zeit umfassend zu lösen, sorgt für mehr Struktur und Systematik. Da er nur vorübergehend tätig ist, kann er die Hemmnisse und Engpässe wesentlich einfacher überwinden. Klarer Fokus auf die Zielstellung. Statusfragen und Gewohnheitsfragen berühren ihn nur am Rande. Interne Zielkonflikte können schneller gelöst werden. Schließlich ist er nur dem Unternehmer selbst Rechenschaft schuldig. Neben der schnellen Umsetzung wird eine gute und praktikable Lösung erzielt. Trotz externer Kosten liegen die Gesamtkosten für die Projekte (Summe der externen und internen Kosten) deutlich unterhalb der Kosten, die rein interne Projekte verursacht hätten. Die Amortisationszeit liegt im Regelfall bei nur wenigen Monaten.

Wenn Sie sich für eine effektive Finanzassistenz interessieren, nutzen Sie bitte das Kontaktformular. Weitere

Informationen finden Sie unter www.risiko-consulting.de.                      

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Bildquelle: Prawn / www.pixabay.com

Stichworte: Extra Ressource auf Zeit nutzen. Vertrauliche Projekte durchführen. Externes Know How intern nutzen. Kompetenzdefizite verhindern. Projekte schneller zum Ziel bringen. Interne Engpässe vermeiden. Neutralen Blick von außen bekommen. Objektive und ehrliche Meinung einholen. Frische Ideen nutzen. Neue Impulse bekommen. Best Practices einführen. Externe Benchmarks nutzen. Motivation der Leistungsträger und Talente im Unternehmen fördern. Risiken systematisch reduzieren. Chancen erkennen und nutzen. Cashflow verbessern. EBIT steigern.

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